Wykres Gantta w Excelu - czyli o tym jak monitorować wykonanie naszych zadań
17.12.2023
Wykres Gantta jest idealną formą na monitorowanie postępów prac.
Czy zdarzyło Ci się nie panować nad przebiegiem powierzonych zadań?
O jakie zadania chodzi? Etap budowy domu, albo proces rozbudowy Twojej firmy w dłuższej perspektywie może być nie lada wyzwaniem! Tutaj Excel przychodzi z pomocą poprzez opcje wykresu Gantta.
Mamy dwie możliwości użycia wykresu Gantta, w tym artykule opowiem Ci tylko o jednej z nich.
Alternatywą jest stworzenie wykresu Gantta przy użyciu formatowania warunkowego, co zaprezentowałem na końcu tego artykułu.
Gantt w formie wykresu w Excel'u
Gantt w formie wykresu w Excelu, po lewo wariant podstawowy, po prawo rozszerzony przy pomocy grupowania danych
Tabela do monitorowania postępów w budowie domu - przygotowanie do diagramu Gantta w Excelu
Gantt w formie wykresu jest prostszą opcją, niż Gantt stworzony za pomocą formatowania warunkowego.
Z Gantta w takiej formie korzystałbym w przypadku prostych zadań, gdy zadania są poniekąd zależne od siebie. Czyli najpierw wykonujemy czynność A, później B, C i tak dalej. Dane na wykresie zaciągane są z prostej tabelki. Ilość zadań powinna być w miarę ograniczona. Gdyby zadań było za dużo np. powyżej 10, to wykresy powyżej stałyby się nieczytelne.
Przygotowana tabela pod wykres Gantta
W powyższej wersji zostało zaproponowane dwa poziomy danych: główny – zagregowany (szare pola) i szczegółowy (białe pola).
Przygotowanie tabeli pod wykres Gantta – użyte formuły
Mam nadzieję, że udało Ci się zbudować prostą tabelę i wypełnić je formułami w kolumnie F i G, jak na powyższym obrazku.
Jak pewnie udało Ci się zauważyć do obliczenia okresu między użyłem formuły Dzień.Roboczy, który nie uwzględnia weekendów w takiej kalkulacji.
Jednak jeśli zakładasz, co pewnie w przypadku budowy domu jest naturalną sztuką, że budowa domu obejmuje również soboty, to mógłbyś użyć formuły: =DZIEŃ.ROBOCZY.NIESTAND(D6;E6;11). Liczba 11, użyta w formule, oznacza, że weekend obejmuje tylko niedziele.
Utrudnieniem, które zaproponowałem są szare pola, które agregują dane i zbierają okres głównych faz – budowy domu. W tym celu zastosowałem formułę MIN (dla kolumny D) i MAX (dla F), które zbiera dane pod spodem. Dodawania tych faz poprawia czytelność, dzięki czemu użytkownik wie, kiedy i ile główne fazy projektów będą trwały.
W przypadku projektów z większą ilością zadań, takie rozwiązanie może nie być optymalne.
Popularne tematy analityczne najczęściej czytane
Podoba Ci się ten artykuł?
Zapraszam Cię do dołączenia do moich subskrybentów!
Budujemy wykres Gantta w Excelu
Krok 1 - Zmieniamy typ danych dla kolumny z datą
W kroku pierwszym musimy dostosować dane do wartości liczby dni z kolumny G, aby wykres dla tych dwóch kolumn mógł operować na identycznych danych.
W tym celu:
- Zaznaczamy kolumnę z datą, w naszym przypadku kolumna D.
- Wybieramy narzędzia główne na głównym panelu administracyjnym.
- Dokonujemy wyboru z listy.
- Wybieramy typ danych – Liczbowe.
Powyższe kroku mogłoby się odbyć również klikajac po zaznaczeniu zakresu z pkt. 1, prawym przyciskiem myszy i wybierając opcje “Formatuj komórki”.
Krok 2 - Zaznaczamy dane i tworzymy harmonogram Gantta
- Zaznaczamy kolumnę Zadania i Początek, dodatkowo wybieramy Liczba Dni. Zaznaczenie dwóch zakresów kolumn odbywa się przytrzymując przycisk na klawiaturze CTRL)
- Przechodzimy do Narzędzia Główne na głównym panelu administracyjnym.
- Wybieramy Polecane Wykresy.
Krok 3 - Wybieramy właściwy wykres
- Klikamy na opcje wszystkie wykresy.
- Wykres słupkowy.
- Wybieramy drugi obrazek.
- Zaznaczamy wykres “Skumulowany słupkowy”.
Krok 4 - Ukrywamy niepotrzebne dane w Microsoft Excel
- Najeżdżamy i klikamy na niebieskie słupki.
- Wybieramy “Formatuj serie danych“.
Krok 5 - Ukrywamy niepotrzebne dane cd.
- Klikamy na symbol “farby”.
- Przechodzimy do “Brak wypełnienia“.
- Wybieramy “Brak linii“.
Krok 6 - Formatujemy kategorie
- Zaznaczamy oś, gdzie znajdują się nazwy Zadań.
- Wybieramy “Opcje serii“.
- Klikamy “Kategorie w kolejności odwrotnej“.
- Korzystamy z opcji “Obok osi”.
Krok 7 - Formatujemy oś X w wykresie Gantta w Excelu
- Zaznaczamy oś X
- Wybieramy “Opcje serii“.
- Klikamy Położenie etykiet na “Wysoko“.
- Możemy wybrać również Liczby i dokonać wyboru preferowanego przez nas format daty (nie zaznaczone na obrazie!)
Krok 8 - Formatujemy słupki w wykresie Gantta
- Zaznaczamy słupki
- Wybieramy “Opcje serii“.
- Ustawiamy szerokość odstępu na 0% lub jakąś małą wartość.
- Wybieramy też malowanie słupków według preferowanych przez nas kolorów. (nie zaznaczone na obrazie!)
- Dodajemy etykiety danych.
Krok 9 - Dodajemy tytuł
Kroki opcjonalne przy wykresie Gantta w Excelu
Jeśli dysponujesz ponad wymiarowym czasem, a wykres ma przybrać formę bardziej oficjalną, to możesz słupki agregujące (Formalności i Bezpieczeństwo, Faza – stan surowy itp.) pokolorować na inny kolor.
Możesz również poprzez Grupowanie, pogrupować dane w Twojej tabeli, tak jak ja to zrobiłem przy początkowym formatowaniu tabeli (szare pola – dodatkowo Grupujemy), dzięki temu przy zwijaniu pól nasz wykres będzie pokazywał tylko widoczne opcje.
Alternatywa dla wykresu Gantta - formatowanie warunkowe
Jak zapewne zauważyłeś przy tworzeniu wykresu Gantta w Excelu trzeba się swoje natrudzić. Jednak jest to doskonałą opcja do doskonalenia warsztatu tworzenia wykresów w Excelu. Jest szereg dodatkowych opcji, którymi można “dopieszczać” ten wykres.
Jednak jak dla mnie nie jest to opcja kompletna. Zdecydowanie na więcej pozwala tworzenie “wykresu” Gantta poprzez formatowanie warunkowe.
Korzystamy z tej opcji, gdy nasz projekt ma więcej punktów, chcemy monitorować Status takiej działalności i mamy zdecydowanie większą możliwość monitorowania postępu prac po osobach, liniach produkcyjnych, czy dacie kiedy dane Zadanie było zadeklarowane do wykonania.
Alternatywa dla wykresu Gantta poprzez formatowanie warunkowe.
Wykres Gantta podsumowanie
W powyższym artykule przedstawione została możliwość stworzenia wykresu Gantta w Excelu, który może być pomocny przy wsparciu w zarządzaniu faz wykonania danych projektów. Jest to dobra forma prezentacji danych o postępie prac, która może być preferowana podczas różnych spotkań biznesowych.