Tworzenie formuł warunkowych - o metodach skutecznej analizy

14.03.2022

Chcąc zrobić coś dla ludzi, postanowiłem, że przedstawię jeden z ważniejszych tematów dla każdego analityka, a mianowicie tworzenie formuł warunkowych w Excelu, Power Query czy VBA.

Po pierwsze, instrukcje warunkowe niewątpliwie są kluczem każdej analizy. W momencie kiedy pracujemy na danych, jedną z ważniejszych kwestii jest dokonywanie analiz. Robimy to głównie używając formuły “JEŻELI”. A zatem, formuła ta może nam pomóc sformułować wniosek lub zaznaczyć miejsca, które wymagają naszego skupienia.

Chcąc zobrazować jakie problemy możesz rozwiązać używając formuły jeżeli, wytypowałem parę przykładowych pytań:

Czy dana płatność ma przekroczony termin płatności? Jeśli ma, potrzebuję alertu – “Termin przekroczony” – KSIĘGOWOŚĆ, ADMINISTRACJA
Który materiał jest na magazynie dłużej niż (Wstaw jakiś czas)? LOGISTYKA, AUDYT, KSIĘGOWOŚĆ
Określ czy kwota wydana na coś jest zgodna z oczekiwaniami? – INWESTYCJE, ZAKUP, CONTROLLING, KSIĘGOWOŚĆ, AUDYT
Wskaż pracowników, którym prawdopodobnie należy się urlop/premia/dodatek na podstawie konkretnych warunków? HR, KADRY
Czy spełniona została wyznaczona norma na dane dni w cyklu produkcyjnym? PRODUKCJA, LOGISTYKA, ZARZĄD

Wstęp do analiz przy użyciu Excela, PowerQuery, VBA

Kontynuując, jak już może zauważyłeś użycie instrukcji warunkowych może nam pomóc odpowiedzieć na wiele pytań. A zatem, nie będę się tutaj rozwodził. Przejdźmy do filmu, który dla Was przygotowałem. Warto wspomnieć, że film został podzielony na trzy części:

Stosowanie instrukcji warunkowych w Excelu przy pomocy formuły “Jeżeli”
Zastosowanie prostej i niestandardowej instrukcji warunkowych w Power Query
Przykład użycia instrukcji “IF” w VBA

Pod filmem znajduję się Excel do ściągnięcia do własnego rozwiązania. Do czego Cię gorąco zachęcam!

Całość w dosyć żwawym tempie. W celu dostosowania tempa do siebie, zachęcam do zatrzymywania i cofania filmu, w celu pełnego zrozumienia tematu! Bez wątpienia “język logiczny” używany przy stosowaniu poniższych formuł może być początkowo niezrozumiały dla laika. Przede wszystkim daj sobie czasu, szczególnie na początku. Obejrzyj, wykonaj ćwiczenie, sprawdź rozwiązanie, jeszcze raz obejrzyj. Przypuszczam, że tak osiągniesz najlepsze efekty! Przynajmniej u mnie to tak działa.

Pliki ćwiczeniowe z formuły jeżeli

Zachęcam do wykonania ćwiczeń, w tym celu udostępniam Ci plik roboczy.

Z przyczyn bezpieczeństwa nie mogę udostępnić Ci identycznego arkusza, gdzie zamieściłem makro. Zamieściłem jednak kod użyty w powyższej części w zakładce “Kod_Do_Makra”.

Dla osób, które nigdy nie pracowały na makrach i nie wiedzą jak stworzyć analogiczne makro jak w ćwiczeniu trzecim. Proponuję nagrać proste makro przy pomocy “Nagrywania Makr” i przekleić mój kod. Całość możesz zrobić analogicznie jak zostało to zrobione w jednym z moich wcześniejszych wpisów (wpis o nagrywaniu makr). W przypadku dalszych problemów, napisz do mnie przez moje media społecznościowe, z przyjemnością Ci pomogę.

Jak przeprowadzić analizę po określeniu warunków

Kolejnym krokiem, po instrukcjach warunkowych jest przejście do tabel przestawnych (mój poprzedni wpis na ten temat) lub skierować się w stronę dodatkowych formuł (patrz schemat poniżej), aby zobrazować lub podsumować nasze wyniki. Wizualizować możemy liczbowo lub za pomocą wykresów.

Najprostszy cykl pracy z danymi wygląda według mnie mniej więcej tak:

Analizując tylko moją małą bazę danych, mógłbyś używając formuły “JEŻELI” odpowiedzieć sobie na wiele pytań:

– Ile osób pracuje w Centrali, a ile na magazynie?

– Czy wszystkie dane są wypełnione?

– Który pracownik powinien/nie powinien dostać premię?

Oczywiście przy tak prostej bazie z pewnością nie uzyskasz przełomowych wniosków tworząc tylko instrukcje warunkowe. W związku z tym mógłbyś prawdopodobnie dorzucić do tego wspomnianą powyżej tabele przestawną, a może średnią mógłbyś już zaobserwować, że może ktoś zarabia za dużo, albo czy na pewnych stanowiskach nie masz braków kadrowych? To są tylko przykładowe kierunki w jaki mogłaby podążać Twoja analiza.

Formuła jeżeli - podsumowanie

W powyższym wpisie podkreśliłem jak ważne jest zastosowanie instrukcji warunkowych. Kończąc, jeżeli powyższy wpis Ci się podobał, zostaw znak po sobie w postaci zwykłego “lika”, komentarza albo napisz po prostu do mnie!

Będzie to nagroda dla mnie za poświęcony czas w proces przygotowanie wpisu. Jeżeli miałbyś uwagi również możesz do mnie napisać! Krytyka czasami jest najlepszą nagrodą!

Zachęcam do pracy i życzę dużo zdrowia,

Mariusz