Jak zrobić czytelny raport i jak trafić tym raportem do odbiorców? O czytelności raportów słów kilka...
09.06.2022
Mam dzisiaj dla Ciebie zadanie! Porównamy i dowiemy się jak zrobić czytelny raport!
Ten kto w mniejszym lub większym stopniu zajmuję się danymi, wie, że ilość treści wysyłanych i odbieranych każdego dnia jest coraz większa i w pewnym momencie nasz umysł nie jest wstanie przetworzyć więcej.
Dlaczego tak się dzieje? O tym po krótce dzisiaj, ale najpierw zapowiedziane zadanie!
Czym jest czytelny raport dla naszych kierowników czy dyrektorów?
Jesteś Dyrektorem firmy zajmującej się sprzedażą odzieży trekkingowej. Twoja firma składa się z 20 stacjonarnych sklepów, w 7 województwach. Twoim zadaniem będzie przeanalizować raport sprzedażowy za okres od stycznia do października 20X1 roku.
Chciałbym teraz abyś skupił się na prawej stronie tabeli ze zdjęcia poniżej. Spójrz proszę przez 30 sekund na dane zawarte w każdej z trzech małych tabel, a następnie, po zapoznaniu się z danymi, odpowiedz na pytania zawarte poniżej. Jeżeli miałbyś problem z czytelnością nie zapomnij powiększyć obrazu.
Każda tabela po 30 sekund skupienia. Czas start!
Teraz czas na szybką weryfikację tego z czym się zapoznałeś. Odpowiedz sobie pokrótce na poniższe pytania. Bez patrzenia już na tabelę.
1. Jak wygląda sprzedaż Twojej firmy? Zgodnie z oczekiwaniami czy raczej poniżej celu?
2. W jakich miesiącach wypadałeś gorzej, a w jakich lepiej?
3. W jakim miesiącu marża najkorzystniej odchyliła się od budżetu?
4. Jaki był średni poziom marży w drugim kwartale roku?
5. Jakie województwo wypadło najlepiej, a jakie najgorzej?
6. W którym województwie poszło coś nie tak?
Jak się czujesz po wykonaniu tego zadania? Wymagało skupienia i wykorzystania znaczącej mocy naszego mózgu czy tylko niewielkiej części?
Teraz zmienimy reguły gry. Przejdziemy do wykresów po lewej stronie. Zadanie identyczne. W związku z tym, że już znasz pytania, to skrócimy czas z 30 sekund na 10 na każdy wykres. Po tym czasie spróbuj odpowiedzieć na powyższe pytania. Następnie porównaj sobie, która forma prezentacji była dla Ciebie łatwiejsza.
Do dzieła!
Jak zrobić czytelny raport niezbędny podczas analizy danych?
Nie będziemy weryfikować poprawności udzielonych odpowiedzi. Chciałem tylko zwrócić uwagę na proces czytania danych.
Specjalnie aby trochę wyrównać szansę w tabelach po prawej dodałem również dane na temat “Odchylenia”, abyś nie musiał w głowie liczyć różnicy. Na wykresie szczegółowe odchylenie możesz jedynie subiektywnie ocenić.
Udowodnione jest, że umysł człowieka z reguły traktuję jeden wykres na równi z jedną wpisaną w komórkę liczbą. Czyli wychodzi na to, że aby odczytać tabele po prawej stronie człowiek musi przetworzyć 85 komórek, a w celu zapoznania się z wykresami po lewej stronie nasz mózg wymaga tylko wykorzystania trzech. Wyobraź sobie teraz, że dziennie musisz przejrzeć kilkanaście takich raportów.
Zadam Ci jeszcze jedno pytania. Czy jakbyś wyrzucił z głowy zadanie drugie, to czy byłbyś wstanie zobrazować sobie trend w przeciągu roku, podczas analizy tabel po prawej stronie?
Dlaczego tabela jest czasami lepsza od wykresu przy tworzeniu raportów?
To nie jest tak, że jedna metoda wygrywa nad drugą. Każda znajdzie swoich zwolenników.
Tabela, daje szczegółową porcję informacji. Na podstawie której możemy często podjąć często konkretne decyzję np. dać komuś premię od osiągnięcia określonego poziomu sprzedaży. Cudownie prawda? Pytanie, które warto zadać w trakcie przygotowania, to czy mamy czas aby szczegółowo przeglądać dane?
Wykresy dają często bardzo powierzchowne informację. Dlatego z wykresami też trzeba być ostrożnym. To my je tworzymy i często w ciemno zakładamy aby odbiorca je rozumiał. Nie zawsze tak jest. Aby zwiększyć rozumienie treści wysyłanych w formie wykresów warto pamiętać aby w miarę możliwości dodać stosowny komentarz, po to aby wytłumaczyć odbiorcy jak patrzeć na dane naszymi oczami. Wykres jest trochę jak próba złowienia ryby. Zainteresujesz odbiorcę czy nie? Jeśli tak, to jest duża szansa, że wróci do Ciebie ze szczegółowym pytaniem.
To wszystko zależy od Ciebie Analityku i przede wszystkim od Twoich Odbiorców.
Na czym się skupić tworząc raport w kontekście analityka
Wracając. Fakty są takie, że nastąpiło przyspieszenia rozpowszechnienie informacji oraz zmniejszenie czasu na ich konsumpcje. Otrzymując jakąś informację czy to w mediach czy w pracy, lada moment kolejne czekają w kolejce. Przez co przetwarzamy informację powierzchownie i skrótowo.
Dodatkowo warto przywołać jako przykład osoby, które tworzącą nowe aplikację czy marketingowe akcje.
W działaniach wykonywane przez nich czasami drobny szczegół decyduję o sukcesie i zainteresowaniu. Dlatego powstają nowe zawody, jak chociażby UX Designer, który zajmuję się głównie tym aby strony/aplikację, które odwiedzasz były przejrzyste, proste i przede wszystkim przyjazne użytkownikom. Chodzi o to aby maksymalnie przykuć Twoją uwagę i abyś podczas procesu zakupowego nie natrafił na punkt, który spowodował by w Tobie moment zawahania i rezygnację z całego procesu.
Brutalna prawda? Niestety tak dzisiaj działamy (…)
Jeżeli jeszcze nie złapałeś kontekstu to chodzi właśnie o to, że analityk w tym momencie pełni taką rolę. Jego zadaniem jest dostarczenie wartościowych informacji w sposób jak najbardziej zrozumiały dla odbiorcy. Jeżeli miałbym wytłuścić preferowane cechy dobrego analityka to zawarłem je poniżej.
Podsumowanie o tym jak tworzyć wartościowy raport
Chciałbym jednak abyś nie był zbyt krytyczny wobec siebie. Nie zawsze jest tak, że cechy, które wskazałem u “Niedoświadczonego analityka” są możliwe do wyeliminowania. Tworzymy często raporty bez kontaktu z odbiorcami, na czyjąś prośbę. Czasami hierarchia w organizacji nie pozwala na komunikację z odbiorcami. Wtedy też należy wykorzystać swoją wiedzę i doświadczenie aby osiągnąć najlepszy efekt, którym jest chęć dotarcia do odbiorcy.
To dzisiaj to tyle. Zachęcam Cię jeszcze raz do odpowiedzi na moje pytania.
Pozdrawiam,
Mariusz
Jeżeli się podobało zapraszam do mojej społeczności:
