Trzy cechy dobrego raportu sprzedażowego
01.04.2024
Czym powinien się charakteryzować się dobry raport sprzedażowy? Jakie składowe powinien mieć, a czego należy unikać?
Aby opisać Ci dlaczego zwracam na takie aspekty uwagę, tutaj (na blogu) mogę się lekko rozwinąć… Chciałbym Ci zwrócić uwagę na ilości treści jakie każdego dnia przesyłamy do innych użytkowników. Często jest tak, że bezwartościowe pakiety danych są przesyłane bez większego celu. Dlatego tak ważna jest świadomość celu: jak, dla kogo i po co mamy przesyłać tą konkretną tabelkę.
Aby lepiej zrozumieć istotę tych czynności, warto wprowadzić trzy ogólnie stosowane pojęcia. W organizacji możemy przesyłać: Dane, Informacje lub Wiedzę.
Rolą analityka powinno być aby przesyłać jak najwięcej wartości w przesłanej wiadomości. Te wartości częściej generujemy w kolejności odwrotnej do powyżej przedstawionej (Wiedza -> Informacja -> Dana), a opis poniższych czynności przedstawię poniżej.
Najpierw rozróżniam czym są Dane, Informacje i Wiedza, po czym przedstawię cechy dobrego raportu sprzedażowego.
Czym się różnią: dane, informacje i wiedza?
Z pozoru wydawać by się mogło, że jest to proste do uchwycenia.
Wynika to z procesu przejścia z jednego stadium do drugiego.
Wyobraźmy sobie, że jesteśmy księgowym w firmie sprzedającym pewne dobra i jesteśmy odpowiedzialni za weryfikację kompletności otrzymania należności od kontrahentów.
Dana
Możemy nazwać informację pozbawioną kontekstu.
Przykłady: “Zaległości od kontrahenta XYZ w tym momencie wynoszą 200 tys. zł”
Działanie: Sprawa musi być wyjaśniona i zbadana.
Informacja
Możemy nazwać daną zawierającym już kontekst i relacje pomiędzy danymi.
Przykłady: “Zaległości od klienta XYZ w tym momencie wynoszą 200 tys. zł. Kontrahent ten ma notę kredytową na 100 tys. zł z okresem spłaty 60 dni. W tym momencie klient nie zapłacił nam od 90 dni, a więc przekroczył okres spłaty i przekroczył znacząco limit.”
Działanie: Będziemy dochodzić drogą sądową naszych zaległych płatności.
Wiedza
Informacja zawierającą dodatkowe fakty o istniejących relacjach, trendach i spojrzeniu na szerszy sytuacyjny kontekst.
Przykłady: “Zaległości od firmy XYZ w tym momencie wynoszą 200 tys. zł. Jednak jest to spółka córka naszego największego klienta ABC, który miesięcznie robi zamówienia na 1 mln zł i w tym momencie ma uregulowane wszystkie płatności.”
Działanie: Dyrektor Finansowy, ze względu na relacje między spółkami, postanawia skontaktować się ze spółką XYZ w celu polubownego wyjaśnienia sprawy.
Czym powinien charakteryzować się dobry raport sprzedażowy?
Wracamy do pytania początkowego.
Tak, raport sprzedażowy powinien być wartościowy dla odbiorców poprzez oferowanie pakietu powyższych trzech składowych. Najlepiej wiedzy, co najmniej trochę informacji, a jeżeli ten raport przesyłany do najważniejszych osób w firmie, powinniśmy unikać przesyłania samych danych.
Podoba Ci się ten artykuł?
Zapraszam Cię do dołączenia do moich subskrybentów!
Raport sprzedażowy w formie e-maila
Jak przekazać WIEDZĘ, na przykładzie raportu sprzedażowego, przesyłanego w formie mailowej?
No bo wiecie, czy jesteś w firmie, czy Cię nie ma, wiadomość na poczcie zawsze grzecznie poczeka.
Przechodząc na grunt analityczny, to wiadomość e-mail pozostaje główną formą kontaktu do naszych przesyłanych raportów i analiz.
Dlatego wiadomość e-mail powinna być:
Krótka – każde SŁOWO powinno nieść jakąś WARTOŚĆ DODANĄ
1. Dbam o czytelność.
Pogrubiam kluczowe informacje np. liczby, stosuję odstępy między akapitami i zdaniami, które dotyczą już czegoś innego.
2. Dbam o wartość analityczną raportu.
W przypadku kluczowych odchyleń staram się odpowiedzieć OD RAZU na pytania “why”, które mogłyby paść z ust odbiorców mojego raportu.
3. Szanuję czas moich odbiorców.
- Staram się nie przeciągać
- Nie wydłużam,
- Odbiorca na pierwszym miejscu.
4. Jak załączam pdf/dokument/link to wyjaśniam w treści maila co odbiorca znajdzie w środku, albo co go powinno zainteresować
Poniżej przykład takowego raportu, który dodatkowo przekazuję pakiet informacji cytowany na początku tego artykułu.
Cechy dobrego raportu sprzedażowego - podsumowanie
Czy artykuł był dla Ciebie pomocny?
Może potrzebujesz pomocy aby wyłuskać najbardziej wartościowe informacje przechowywane w Twojej firmie, dzięki której zbudujesz przewagę konkurencyjną i ułatwisz funkcjonowanie Twojego biznesu?
Jeśli tylko potrzebujesz pomocy, służę pomocą. zapraszam do kontaktu.
Powyższy artykuł pojawił się na moim Linkedin w formie dwóch postów.
Jeśli chciałbyś polubić lub skomentować artykuł dotyczący trzech składowych (dana, informacja, wiedza), to możesz to zrobić bezpośrednio pod artykułem na ten temat (link).
Post na temat raportu sprzedażowego pojawił się tutaj (link).
Zachęcam do komentowania, interakcji, dzielenia się wiedzą lub innych punktem widzenia. 😉