Jak zwiększyć efektywność pracy w Twojej firmie?
Czyli o działaniach nieefektywnych w Twojej firmie i o sposobach jak możesz je usprawnić!
Czy zastanawiałeś się jak zwiększyć efektywność pracy w Twojej pracy? Z reguły dobrze radzimy sobie z monitorowaniem takich działań jak sprzedaż czy wydajność produkcji.
Jeżeli ktoś by Cię spytał:
- Jaka była Twoja sprzedaż w zeszły miesiącu?
- Jaka jest wydajność procesów na produkcji?
Jestem prawie pewny, że znałbyś na tego typu pytania odpowiedź.
Jednak to na co pewnie rzadko kiedy zwracasz uwagę, to czy optymalnie przebiegają Twoje procesy biurowe.
Gdybyś nie wiedział, to osoby, które odpowiadają za “tabelki” mogą w zależności od procesu stanowić większą część Twojej załogi.
Czy zarządzasz nimi w sposób efektywny?
Do czego nieefektywne procesy biurowe mogą prowadzić?
Zatrudniając specjalistę na dane stanowisko, zakładamy dla niego określony zasób obowiązków i jak widzimy, że dana osoba jest niewydolna, to zatrudniamy kolejną.
O ile biznes zarabia, to nie ma problemów. W momencie “klinczu” sprzedaży i kosztów, zaczynamy się zastanawiać nad optymalizacją i szukaniem potencjalnych oszczędności.
- W przypadku braku działania w sposobie optymalizacji pracy biurowej, na początku zatrudniasz dużo więcej ludzi, niż realnie potrzebujesz. Przy pierwszym kryzysie Twoja firma będzie pierwsza, która zahamuje z rozwojem, a w konsekwencji być może będzie musiała rozważyć potencjalne zwolnienia.
- Gdy jako szef lub pracownik będziesz AKTYWNY możesz to w przyszłości wykorzystać to jako potencjalną przewagę konkurencyjną.
Jakie działania określam jako nieefektywne
*To jest ten moment, który Ci się może nie spodobać. Jeżeli wykonujesz takie działania, które wymienię poniżej, świadczy to tylko i wyłącznie o tym, że Twój życiowy potencjał jest marnotrawiony na czynności, które nie dają prawie żadnej wartości.
Bazując na swoim doświadczeniu jako były pracownik firmy produkcyjnej, korporacji czy bieżącego stanowiska, jako działania wysoce nieefektywne mógłbym wymienić:
- Obrabianie ręczne raportu ściągniętego z “nieatrakcyjnego” systemu, kasowanie czy dodawanie nowych kolumn i tworzenie formuł, wielokrotne wypełnianie, dodawanie formatów i tworzenie z niego funkcjonalnego końcowego raportu.
- Ręczne przygotowanie wielu zestawień np. dla kilkudziesięciu klientów/kierowników/segmentów na podstawie np. jednej tabeli.
- Przygotowanie manualne korespondencji np. w Outlooku dla wielu klientów i ręczne wypełnienia tytułu, adresata, treści i dodawania załącznika.
- Konsolidacja identycznych raportów w jeden.
- Konwertowanie, scalanie wielu raportów jeden np. do formatu pdf.
- Ręczne filtrowanie kilku kolumn aby za każdym razem wpisać w jednej komórce dany rekord i w ciągu dnia wielokrotne powtarzanie takiej czynności.
- Manualne ściąganie danych z systemu, kiedy znajdują się one gdzieś w bazie danych tego systemu na Twoim serwerze.
I pewnie wiele innych.
Jest to przykład czynności, której Ty jako pracownik lub Twoi pracownicy mogą wykonywać każdego dnia
Swego czasu przygotowałem metryce działań jakie podejmuje, aby przyspieszyć swoją pracę. Niniejszą matrycę odniosłem do konsolidacji lub obrabiania kilku plików, jednak to samo można odnieść do wszystkich działań powyżej.
Jak mogę zwiększyć efektywność w pracy
Jak Twoje działania niefortunnie wpadły na powyższą listę to mam dla Ciebie parę rad, co możesz zrobić.
Ogólnym działaniem do którego zachęcam, to jeżeli masz w firmie osoby, które wiesz, że potrafią obejść powyższe problemy, to możesz je zmotywować do dzielenia się wiedzą. Czasami wystarczy poprosić… 😉
Szansa na poprawienie relacji wśród współpracowników może być ekstra wartością dodaną!
Jeśli nie masz takich osób, to wymienię parę działań / programów, które mógłbyś wdrożyć.
Wszystkie te programy wymagają nauki. Do niektórych rozwiązań wymagane są proste tutoriale na Youtubie, dla cięższych trzeba będzie połączyć wiedzę z paru dziedzin, jednak to zadanie na kilka godzin pracy.
Działania mogące zwiększyć wydajność Twojej pracy
Całość sprowadzam głównie do środowiska Microsoft Excel, który jest najbardziej rozpowszechnionym środowiskiem używanym przez firmy. Pewnie znalazły by się jakieś komercyjne rozwiązania problemów, ale nie o to tutaj chodzi.
1. Obrabianie raportu ściągniętego z “nieatrakcyjnego” systemu (…)
Odpowiedź: Power Query lub wykorzystania nagrywania makr, w trudniejszych przypadkach VBA wszystko dostępne z poziomu Microsoft Excel. Przykład rozwiązania: tutaj PQ, tutaj Makr
2. Ręczne przygotowanie wielu zestawień dla kilkudziesięciu klientów na podstawie np. jednej tabeli.
Odpowiedź: Power Query lub VBA wszystko z poziomu Microsoft Excel
3. Przygotowanie manualne korespondencji dla wielu klientów i ręczne wypełnienia tytułu, adresata, treści i dodawania załącznika.
Odpowiedź: VBA wszystko z poziomu Microsoft Excel
Odpowiedź: Power Query lub VBA wszystko z poziomu Microsoft Excel
5. Konwertowanie, scalanie wielu raportów jeden np. do formatu pdf.
Odpowiedź: VBA
6. Ręczne filtrowanie kilku kolumn aby za każdym razem wpisać w jednej komórce dany rekord i w ciągu dnia wielokrotne powtarzanie takiej czynności.
Odpowiedź: VBA
7. Manualne ściąganie danych z systemu, kiedy znajdują się one gdzieś w bazie danych tego systemu na Twoim serwerze.
Odpowiedź: SQL
Podsumowanie aby Twoja efektywność w pracy wzrosła
Jeżeli jesteś kompletnym laikiem to powyższe rady mogły dać Ci więcej pytań, niż odpowiedzi.
Zapoznając się z treściami zawartymi na tym blogu możesz nauczyć się rozwiązywać tego typu problemy. Część zagadnień w zakładce bloki tematyczne już teraz są napoczęte albo nawet rozwiązane. Jednak nie mogę Ci dać wszystkiego… 😉
Chciałem Ci tylko uzmysłowić, że niektóre czynności wykonywane manualnie przez Ciebie lub Twoich pracowników mogą być częściowo lub całkowicie usprawnione i jeżeli ktoś martwi się potencjalnym zwolnieniem z tego tytułu, to uspokajam.
Takie czynności dążą przede wszystkim do wykorzystania całkowitego Twojego potencjału, a nie do sprowadzania Twoich zadań tylko do roli “powtarzacza”.
Jeżeli artykuł Cię zainteresował zapraszam do mojej społeczności, możesz też skomentować powyższy artkuł w poście na Linkedin.