Błędy w Excelu, czyli jak zarządzać naszymi bazami aby były odporniejsze na potencjalne błędy
26.11.2022
Niezależnie od poziomu, błędy w Excelu są i będą się zdarzały. Bez wątpienia. To taka nasza ludzka natura.
Z pewnością możemy jednak zapobiegać potencjalnym błędom.
W jaki sposób?
Jednym ze sposobów może być zabezpieczanie kolumn danych poprzez skorzystanie z opcji “Poprawność Danych” dostępnych w Excelu. Opcja ta jest dostępna w formie onlinowej i offline np. z poziomu Gmaila czy Office z poziomu przeglądarki. Dodatkowo warto wspomnieć, że opcja ta jest również dostępna w pakiecie Libre Office.
Jak ustrzec się przed błędami w Excelu
Nikt nie lubi wytykać błędów, a przynajmniej chciałbym tak myśleć. Dbając o dobrą atmosferę w miejscu pracy, chcielibyśmy zmniejszyć wpływ błędów, które mogą powodować napiętą atmosferę na linii szef-pracownik lub pracownik-pracownik.
Jak zapobiegać błędom w Excelu - Wpływ nowych pracowników na błędy
Co więcej, może się też zdarzyć, że w naszej firmie panuje duża rotacja. Powoduję to szereg zawirowań. W związku z tym nasza organizacja może odczuwać drastyczny spadek jakości danych. My jako koordynatorzy, menadżerowie musimy zebrać dane o wysokiej jakości.
Jeżeli nie wiecie co kryje się za stwierdzeniem “spadek jakości danych” lub wysokiej jakości dane. To podam Wam przykład.
Wyobraźmy sobie, że na biurko prezesa/dyrektora trafia zestawienie od nas, gdzie prezentujemy łączną liczbę pojazdów.
Czy jest coś, co może powodować, że dane przekierowują Twoją uwagę na coś zupełnie innego?
Ups…
- Powyżej marka “Volkswagen” nie została poprawnie zagregowana. Wartość “VW” i “Volkswagen” to w rzeczywistości przecież to samo. Być może wpisywane przez dwóch różnych pracowników! W konsekwencji wynika z tego fakt, że najwięcej mamy pojazdów marki “Skoda“, a to przecież nieprawda!
- To samo wydarzyło się dla modelu pojazdów. Model “Octavia” została wpisana raz przez “V”, raz przez “W”. Dodatkowo trafiła nam się literówka na “Focusie”.
To jak się przed tym ustrzec?!
Poprawność danych jako klucz do rozwiązania naszych błędów w Excelu
Tutaj jako rozwiązanie Twoich potencjalnych problemów wchodzi opcja “Poprawności Danych”.
Wypada zapoznać się z filmem i dowiedzieć się czym jest!
Czy mogę zrobić coś więcej w kwestii poprawności danych lub uniknięcia błędów?
Jeżeli wartości przekazane w filmie były Ci zupełnie obce i chciałbyś rozwinąć głębiej temat, z pewnością polecam rozejrzeć się w temacie:
- Blokowania danych w komórkach/kolumnach w arkuszach po wybraniu preferowanego obszaru i prawym przyciskiem myszy “Formatowanie komórki” -> “Ochrona” -> “Zablokuj”. We współpracy z opcją z panelu “Recenzja” i “Chroń Arkusz” można dosyć mocno zabezpieczyć arkusz przed potencjalnymi błędami.
- Cytowana powyżej opcja “Chroń Arkusz” skrywa kilka ciekawych opcji. Być może uchroni Cię przed sporymi błędami, spowodowanymi przez użytkowników pracujących na danym arkuszu. Jest tam szereg opcji, które mogą obniżyć ryzyko wystąpienie błędów.
- Opcje wyboru zagregowanej “listy z listy” szukaj na googlu pod frazą “Dynamiczne lub zależne listy rozwijane” – bardzo elegancka opcja.
- Prezentowana opcja na filmie z tworzeniem własnych list przechowywane poprzez Menadżera Nazw.
Zastosowanie poprawności danych jako klucza przy standaryzacji procesów
Każdy z nas ma swoje sposoby na weryfikację poprawności danych. To nasze zdobyte doświadczenia często definiuję jak takimi zdolnościami zarządzamy i czy je rozwijamy. Często jednak jest tak, że procesy są oddawane albo przekazywane na różnych etapach. Wtedy dochodzi ryzyko, że coś niczym w zabawie w głuchy telefon zostanie źle przekazane i właśnie w takich wypadkach może dojść do nieporozumień.
Jednym ze sposobów zabezpieczenia się przed błędami jest możliwość zastosowania “Poprawności Danych”. O ile być może nie ustrzeże Cię przed jakimiś bardzo zamierzonymi błędami, o tyle tą prostą opcją możesz wyeliminować najczęstsze błędy, które spowodują wzrost efektywności Twojej pracy lub Twojego zespołu.
Bo przecież nikt nie lubi wypominać innym błędów. 😉
Jeżeli masz swoje inne sposoby na zapobieganiu tego typu sytuacjom, to zapraszam do dyskusji na Linkedin lub Facebook’u. A jeśli podobało się, to daj mi znać pod postami, które są dostępne w tych dwóch kanałach.
Pozdrawiam,
Mariusz