Wskaźniki KPI czyli pomiar efektywności pracy w Twojej firmie
24.02.2024
KPI’e to podstawowe wskaźniki, które można spotkać w wielu firmach.
Czym są?
Są to kluczowe wskaźniki, które służą do wymiernego monitorowania postępów działań w firmie w danym okresie czasu.
Temat jest szczególnie istotny dla dyrektorów, menadżerów jak również, a może przede wszystkim dla analityków, na których barkach najczęściej spoczywa przygotowanie, mierzenie i monitorowanie takich KPI’ów.
Dlaczego wskaźniki KPI są tak ważne?
Wcześniej lub później prowadzenia działalności, szefowie dochodzą do momentu, kiedy nie są wstanie przetwarzać większej porcji informacji jaka dociera do nich ze wszystkich stron.
Aby znaleźć rozwiązanie tego problemu na początku lat 90′ Pan Peter Drucker wprowadził pojęcie KPI (Key Performance Indicators), czyli w wolnym tłumaczeniu Kluczowe Wskaźniki Efektywności.
Słowem wartym podkreślenie powinno być słowo: kluczowe.
O ile w naszych miejscach pracy mamy do czynienia z licznymi metrykami/miarami czy po prosto danymi, o tyle jeśli chcemy trzymać rękę na pulsie i aby uprościć zarządzanie przedsiębiorstwem, warto rozważyć wprowadzenie KPI’ów.
Użycie 6 kluczowych KPI’ów na bazie raportów ze strony Maven Analytics
Jakie KPI możemy wyznaczyć dla naszej firmy?
Tak jak wspomniałem KPI mogą w prosty sposób określać nasz działalność.
W przypadku chęci monitorowania CAŁEGO BIZNESU warto rozważyć użycie jednego KPI z kilku kategorii.
Takimi kategoriami KPI mogą być:
- Finansowe – zysk, dochód, marża zysku, wskaźnik zadłużenie, przepływy pieniężne z działalności finansowej;
- Sprzedażowe – sprzedaż w podziale na okresy, zmiana sprzedaży np. rok do roku
- Marketingowe – związane z klientem (liczba klientów, liczba nowych klientów, wskaźniki konwersji <ruch na stronie internetowej>, koszt pozyskania klienta, wskaźnik utrzymania klienta
- Związane z obsługą klienta – liczba reklamacji, średni czas dostawy, wskaźnik zadowolenia
- Produkcyjne – wydajność pracy, wskaźnik wadliwych materiałów, efektywność pracy maszyn, liczba wypadków w miejscu pracy
- Pracownicze rotacja pracowników, poziom zaangażowania, liczba dni absencji pracowniczej
- Innowacji – liczba nowych produktów wprowadzonych na rynek, liczba patentów, wskaźnik adaptacji i usprawnień w firmie
KPI dla mniejszych zespołów
Częstą praktyką jest wprowadzania KPI przez poszczególne zespoły.
W takim przypadku ważne jest określenie celu, kluczowych procesów i zrozumienia KPI na poziomie pracownika szeregowego, jak również menadżera, który zarządza danym zespołem.
KPI na poziomie zespołów jest operacyjnie bardziej szczegółowy, niż na poziomie dla dyrektorów firm.
Sposoby na wyznaczenie skutecznych KPI
Osobiście uważam, że KPI powinny:
1. Dotyczyć strategicznej działalności Twojej firmy, na którą masz wpływ.
2. Powinny być różnorodne, aby często nie powielały mierników, które są wzajemnie zależne od Ciebie.
3. Powinny uwzględniać zmiany w czasie, poprzez dodanie współczynnika, który by sprawiał, że KPI byłby bardziej porównywalny.
Pozwolę sobie rozwinąć punkt 3. Gdybyśmy monitorowali wynagrodzenia w firmie X.
KPI mógłby wyglądać tak:
a) Poziom wynagrodzeń w danym miesiącu.
b) Poziom wynagrodzeń przez liczbę pracowników/liczbę godzin pracy pracowników.
Na poziom wynagrodzeń mogą wpływać inflacja, jak również większa ilość pracowników. Pokazanie samych wynagrodzeń np. r/r, mogłoby być zbyt płaskie i nie uwzględniać czynników na które przedsiębiorca ma wpływ.
Warto pamiętać o takich zdarzeniach szczególnie przy analizie i wyciąganiu wniosków z niektórych liczb, które wskazują KPI’e.
Podoba Ci się ten artykuł?
Zapraszam Cię do dołączenia do moich subskrybentów!
Błędy popełniane przy tworzeniu wskaźników KPI
Najczęstszymi błędami jakie możemy zrobić tworząc KPI są:
1. Zbyt duża liczba wprowadzonych KPI’ów na poziomie strategicznym.
Menadżerowie, jak również analitycy często wprowadzają zbyt dużą liczbę KPI’ów nadając im nienaturalny priorytet. W książce przedstawiającą szalenie popularną w IT metodologię Agile, często zdarza się, że wprowadzamy około 50% funkcjonalności, które często są później nie używane. Mam często wrażenie, że podobnie jest w przypadku KPI’ów. Pomyśl o tym, wprowadzając KPI w swojej organizacji.
2. Zbyt duża ufność KPI przy zmiennym środowisku biznesowym.
KPI powinny być skrupulatnie monitorowane pod kątem użyteczności. W przypadku zmiany procesu na którym powstał KPI, powinien on zostać dostosowany do nowych warunków. Ważne jest tutaj porównywalność i dostosowanie ich do poprzednich okresów.
Zagrożenia płynące z tytułu wprowadzania KPI'ów.
Wprowadzanie KPI’ów może być bardzo korzystne dla firmy, ale istnieją również pewne zagrożenia, na które należy uważać. Oto kilka potencjalnych zagrożeń związanych z wprowadzaniem KPIów:
Tendencyjne podejście do pomiaru sukcesu: Firmy mogą skupić się na KPIach, które są łatwe do osiągnięcia lub które nie odzwierciedlają rzeczywistego wpływu na wyniki biznesowe.
Zniekształcenie zachowań: Niektóre KPI’e mogą prowadzić do zniekształcenia zachowań pracowników lub zespołów. Na przykład, jeśli KPI jest zbyt skoncentrowany na jednym aspekcie działalności (np. liczba wydanych faktur), pracownicy mogą skupić się wyłącznie na osiągnięciu tego celu, zaniedbując inne ważne aspekty swojej pracy, takie jak jakość usług czy satysfakcja klienta.
Nadmierna konkurencja między zespołami: Wprowadzenie KPI’ów może prowadzić do nadmiernego konkurencyjnego środowiska między zespołami lub pracownikami. Gdy cele są ustalane w sposób, który promuje rywalizację, może to prowadzić do braku współpracy między różnymi częściami organizacji lub manipulacji wynikami w celu osiągnięcia celów.
Zbytnie skupienie na krótkoterminowych celach kosztem długoterminowej strategii firmy. Przedsiębiorstwa mogą być skłonne do podejmowania działań mających na celu szybkie osiągnięcie KPI’ów kosztem inwestowania w innowacje, rozwój czy zrównoważony wzrost.
Pomijanie istotnych aspektów działalności: Wprowadzenie zbyt wielu KPI’ów może prowadzić do pomijania istotnych aspektów działalności firmy, które nie zostały uwzględnione w celach pomiarowych. Może to prowadzić do zaniedbywania obszarów, które mogą być kluczowe dla długoterminowego sukcesu firmy, ale które nie są bezpośrednio mierzalne za pomocą KPI’ów.
Podsumowanie - wskaźniki KPI
KPI mogą posłużyć jako ważny aspekt pomiaru efektywności w Twojej firmie. W przedstawionym artykule omówione zostały informacje, czym tak naprawdę są KPI i po co je wprowadzamy.
Dodatkowo omówione zostały przykłady KPI’ów dla różnych kategorii, ważne informacje jakie powinniśmy uwzględnić przy ich wyznaczaniu, jak również te, czego powinniśmy unikać.
Ważną informacją jest to, że KPI są często elementami Dashboardu.
Są to najważniejsze informacje (big numbers), które mogą być niezwykle istotne z punktu widzenia prowadzenia przedsiębiorstwa. Z tego też powodu, przy tworzeniu strategii i chęci wprowadzenia KPI’ów do organizacji, powinniśmy wykazać się skrupulatności i rozsądkiem. Po to aby ich wprowadzenia nie spowodowało więcej szkód, niż pożytku.
W przypadku analityków, warto nie tylko monitorować fakt odchyleń KPI’ów od normy, jak również przed poinformowaniem dyrektorów i kierowników o zauważonym odchyleniu, warto zbadać, z czego to odchylenie może wynikać.