Jak tworzyć czytelne wykresy i jakich błędów unikać
02.11.2021
Częstym dowcipem jeśli chodzi o księgowych jest ten związany z rozmową o pracę:
JA: Szukam pracy jako księgowy.
Rekruter: Ile to jest 2+2?
JA: Zależy ile potrzeba.
Rekruter: Witamy na pokładzie!
Osoba raportująca często nieświadomie pełni podobną role osoby, która może wpływać na otoczenie i na odbiór tego co chcemy pokazać innym. Dzisiaj poruszę temat istotności danych. Temat niby prosty, jednak czasami zapominamy dla kogo i po co przygotowujemy dany dokument.
Prezentując dane często przesadzamy. Lubimy kiedy się dużo dzieje, dajemy dużo danych na jednym wykresie i jeszcze najlepiej aby odbiorca nie zadawał pytań. To często sprawia, że nasz raport jest pomijany i nieczytany, więc można sobie zadać pytanie: “To po co go robić?”. Mały przykład w drugą stronę. Zacznijmy od niedopasowania raportu do odbiorców.
Wykresy - czyli najczęstsze błędy początkującego analityka
Jesteś świeżo upieczonym analitykiem firmy, która w roku 2019 roku osiągnęła przychody rzędu 200 mln. zł. Następnie, w 2020 osiągamy 250 mln. zł. W trzecim, 2021 roku nasza firmy oczekuje, że osiągniemy bajeczne 300 milionów złotych. Przychodzi sierpień, nie czujemy się jeszcze świadomi użytkownikami przykładowego arkusza kalkulacyjnego. Znamy jakieś podstawy, tu coś kliknę, tam coś poprawię i wychodzi nam takie coś (patrz pierwszy wykres).
Zrobione? Zrobione, zadanie wykonane, można wysyłać! Wysyłamy.
Uwierzcie mi nie chciałbym być w Waszej skórze. Dlaczego? Po pierwsze staliście się nieświadomie MANIPULATORAMI. Zadajecie sobie pytanie, ale dlaczego? Już wyjaśniam. Przede wszystkim, rzecz najważniejsza w przez nikogo nienapisanym dekalogu analityka, jest taka aby jak najrzadziej manipulować osią Y (ta od 20 do 32). Wysłaliście swoim odbiorcą alarm: „Spadamy!”, „Uwaga”, „Dzieje się źle!”. Dostajecie w odpowiedzi kilka cięższych pytań i życzę Wam miłej zabawy!
- Dla kogo przygotowuję ten raport?
- Czy jest to jedna osoba czy grupa osób (dopasowanie słownictwa do odbiorcy)?
- Jakie ważne aspekty mogą być istotne dla mojego odbiorcy?
- Czy to ma być raport ogólny czy szczegółowy (jedno czy kilkustronicowy)?
- Jaka forma prezentacji może być najlepsza dla danego odbiorcy (tabela czy wykresy)?
- Na jakie aspekty trzeba uważać (analiza poprawności danych)?
- Jak rozległy ma być raport?
Jak poprawić prosty wykres aby był czytelny
Wracając do tematu. A teraz spójrzcie co by się stało, gdybyśmy tylko zaniechali jednej czynności. Mianowicie tylko i wyłącznie zaprzestajemy manipulować osią Y. Bahh i mamy coś takiego.
Sytuacja już nie jest taka alarmowa?
Szukamy perfekcji? Bardzo szybko całość upiększę redagując:
Proste wizualizacje i ich wartość dodana
- Dodajemy dane za zeszły rok.
- Dodajemy legendę.
- Upiększamy siatkę dla osi, który są zbyt mocno zaakcentowane.
- Dodaje linie siatki dla osi X aby orientować się w którym miesiącu jesteśmy.
- Pokazuję plan na kolejny okres.
Whoaalaaa?
Uwierzcie mi, dołączając tylko punkt 1 i 5 nasi szefowie są dużo spokojniejsi. Dbajmy o odpowiednio niski poziom stresu w naszym organizmie. Po wysłaniu czegoś takiego zapewne każdy odbiorca dobrze sypia i wie, że pewnie we wrześniu wyniki naszej firmy będą jeszcze nie zadawalające, ale później powinno być już zdecydowanie lepiej.
Tak przygotowywany raport odpowiada na bardzo wiele pytań, przez co zapewne zadowala odbiorcę. Widzicie te pytania?
Wykresy na co warto jeszcze zwracać uwagę?
To co ważne przy analizie, to słowo klucz, które wałkuję przez ostatni rok, a mianowicie porównywalność – comparibility. Dane porównywalne dają nam naturalny punkt odniesienia. Obrazują nam sytuacje w porównaniu do czegoś np. do zeszłego roku, ostatniego miesiąca itp.
Większość firm mierzy się np. z sezonowością, kiedy to wyniki w przeciągu roku zmieniają się notując okresowe górki i dołki. Nasze jednostki mogą się również zmieniać (rozbudowywać, zmniejszać) przez co porównywalność może być utrudniona. Warto o tym pamiętać i planować jakie działania mogę podjąć aby odpowiednio zobrazować bieżącą sytuacje.
Dodatkowym aspektem na który ja jestem szczególnie uczulony jest ilość informacji na metr kwadratowy wykresu (oczywiście przesadzam). Człowiek ma ograniczoną percepcje przyswajania informacji. Jeżeli będziecie chcieli pokazać za dużo na jednym wykresie, to Wasze informacje mogą nie zostać dostrzeżone. Osobiście nie lubię jak odbiorca otrzymuje coś, co może dla niego nie być ważne i kiedy traci za dużo czasu na zbędne szczegóły. Jak to mówią “co za dużo, to niezdrowo”.
Przygotowując raporty (nie tylko finansowe) należy mieć te punkty na uwadze.