Praca biurowa zasady - Na co warto zwracać uwagę pracując w biurze?
26.04.2024
“Są pewne zasady pracy w biurze…“
Tak zaczął się jeden z moich postów na Linkedin, na który wpadłem dosyć spontanicznie…
Post okazał się dużym sukcesem. Dzięki temu osiągnąłem drugi wyniki pod względem zasięgów na Linkedin, a pierwszy pod względem liczby reakcji i komentarzy, a więc przedstawiony w nim problem okazał się realny.
Jaki to był problem?!
1. Dlaczego nie wysyłać ZDJĘĆ tabelek w Excelu? - praca biurowa zasady
Rozwiązanie
Pod rekordowym postem dostałem sporo cennych rad, jak również innych podobnych nurtujących problemów.
Problem możemy rozwiązać przy użyciu:
1. Wystarczy wysyłać e-maile z załącznikiem lub wstawić tabelę bezpośrednio do treści e-maila.
2. W przypadku jeśli otrzymamy maila ze zdjęciem warto po prostu poprosić o zwrot.
3. Można skorzystać z Excela, zapisać obraz z maila i ściągnąć za pomocą opcji “Z obrazu”. Całość jest dostępne w zakładce “DANE”
Jednak wymaga to kilku niepotrzebnych ruchów, których gdyby istniała świadomość nadawcy, można by było uniknąć.
To nie jest treść, której szukałeś? Zapraszam Cię do dalszej eksploracji
Na co jeszcze narzekamy w pracy biurowej?
Pod opublikowanym postem, odbiorcy byli wyjątkowo wylewni.
Na co jeszcze zwracaliśmy uwagę, a co nam przeszkadza w codziennej pracy?
1. Zdjęcie tabelki zrobione telefonem
Kto jest na Excelowych grupach, ten akurat w tym przypadku “w cyrku się nie śmieje“.
Zdjęcie Excela ukradkiem zrobione telefonem, jest większym kalibrem błędu. Jednak zdarza się i tak.
Nie róbcie tego.
Rozwiązanie: Dalej możemy próbować skorzystać z 3 wybranych opcji powyżej.
2. Gigantyczne tabele w Power Point'cie w takcie prezentacji biznesowych
Chodzą słuchy, że ktoś kiedyś przeczytał, co zawierały gigantyczne tabele w trakcie prezentacji biznesowych.
Kolejna rzecz, której unikam jak ognia.
Jedyną dopuszczalną rzeczą są tabele, które mają jakąś historie, na którą chcemy nakierować uwagę odbiorcy i tylko o niej opowiedzieć. W przeciwnym razie, po raz kolejny, nie róbcie tego.
3. Przypisywanie pracy innych sobie - praca biurowa zasady
Są osoby, które mają ewidentne parcie na szkło i chcą się ciągle wykazywać, często zapominąjąc o innych.
Takim przypadkiem może być przypisywanie pracy innych sobie. Bazując na swoim doświadczeniu, najczęsciej możemy to opisać w dwóch przypadkach:
– Praca zespołu – zamienia się w “ja zrobiłem” 🙂
– Otrzymujemy od kogoś potężną analizę (najczęsciej nawet inny zespół), którą przesyłamy do osób ważniejszych i… przypisujemy sobie jej stworzenie.
W tym wypadku uważam, że dodanie na końcu maila, kto pomógł i grzecznie podziękować za to jest budujące dla każdej ze stron.
4. Wiadomości e-mail bez odstępów
W dobie, kiedy ilość informacji może być przytłaczająca. Mamy coraz mniej czasu na czytanie zawiłych wiadomości e-mail, które mogą być zbyt skomplikowane i zbyt długie. Co sprawia, żę ich czytelność, a co za tym idzie zrozumienie może być wręcz skomplikowane (możesz przestać już czytać). Wszystko to powoduje, że przekaz, który chcieliśmy stworzyć tworząc taką piękną i skomplikowaną wiadomość. Nie zostanie przez nikogo dostrzeżony.
Prawda, że tekst powyżej jest nieczytelny? 🙂 Nie róbcie tego. Prosty Enter jest rozwiązaniem.
Praca biurowa zasady - podsumowanie
Poniżej zaprezentowałem błahe powody, które mogą irytować w codziennej pracy. Warto je przestrzegać i nie uprzykrzać życia innym.
Jeśli artykuł Ci się podobał zapraszam do dalszej eksploracji strony. Znajdują się tutaj głównie treści analityczne i biznesowe.
Wyszedłem od problemu i okazał on się bardzo powszechny!
Ba… Nie przedstawiłem nawet rozwiązania, mimo to, z postem utożsamiło się wielu pracowników. Dzisiaj pokaże jak przy pomocy Excela go szybko rozwiązać.
Poniżej pokaże Ci jak sobie z nim poradzić.
Do sedna… Dlaczego nie wart wysyłać zdjęć tabelek w Excelu?
Wszystko rozchodzi się o CZAS!
Zalążek problemu: Często pracownicy przygotowując tabelę np. w Excelu zostają poproszeni o szybkie podesłanie danych. Tutaj dochodzimy do sedna. Zamiast skopiować tabelę i wkleić do treści e-maila. Niefortunnie pracownicy używając narzędzia “Wycinanie” lub przycisku “Prt Scr“
Problem: Tak otrzymany e-mail wymaga późniejszego obrobienia. Pracownicy bez zaawansowanej znajomość Excela z tak postawioną sprawą nie poradzą sobie szybko. Będą ręcznie przepisywać dane z powrotem do Excela.
Tutaj można zadać szereg pytań:
– Ile czasu dzięki temu moglibyśmy zaoszczedzić, gdyby wyeliminować tą czynność i o niej głośno powiedzieć?
– Ile zasobów w trakcie roku mogłoby zostać uwolnione?