Jak w łatwy sposób wykonać analizę biznesową przy pomocy Power Query i jak przy tym łatwo zostać analitykiem

12.09.2022

Gdybym w tym momencie rozpoczynał przygodę z analityką, pierwszym krokiem po zapoznaniu się z podstawowym interfejsem Excela (zakładanie filtrów, ustawianie dat/walut/miejsc po przecinku) byłoby nauczenie się wykorzystywania potencjału Power Query.

Tym samym ta opcja zdecydowanie przyspieszyłaby moje pierwsze analizy biznesowe.

Warto zwrócić uwagę, że analitykami zostają również humaniści! Niezależnie od zaplecza edukacyjnego, każdy z nas może mieć czasami problem z przystosowaniem się do wejścia w nowy program. W przypadku Excela problemem może stanowić przystosowanie użytkownika do pisania formuł. Kto nie poczuł kropli potu, gdy po raz pierwszy budował formułę wyszukaj.pionowo albo suma.warunków?

  • Jak się piszę te formuły? 
  • Jak zapamiętać składnie formuł? 
  • Coś mi nie chodzi, dlaczego?

To są podstawowe problemy “amatora” Excela.

Jest to jeden z pierwszych problemów, które stanowią wyzwanie w pracy z Excelem. W konsekwencji, często zamykamy się na najprostsze używanie Excela, nigdy nie zgłębiając jego potencjału. Przy odrobinie sprytu można obejść tego rodzaju problemy bezboleśnie. Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że Excel jest w życiu codziennym używany przez większość analityków na dowolnym poziomie zaawansowania. Przez tych bardziej zaawansowanych może rzadziej, ale zawsze. 

Aby Cię wesprzeć w tym procesie wejścia, pokażę jak przeprowadzić pełną analizę biznesową od początku do końca przy pomocy dodatku Power Query. Dodatek ten jest dostępny od wersji Excela 2010, jednak w pełni chyba najlepiej funkcjonuję od wersji 2016.

Zaznaczam, że w trakcie ćwiczenia nie zostanie wykorzystana ani jedna formuła!

Co stanowi największą część analizy danych? -> Przetwarzanie danych w Power Query

Z pewnością każda jedna analiza składa się z kilku części. Ten podział to według różnych źródeł od 3 do 5 etapów. Z doświadczenia wiem, że na końcowy etap związany z wyciąganiem wniosków jest najmniej czasu! Z przeprowadzonych analiz wynika, że spędzamy około 80% czasu na proces związany z przygotowaniem danych do analizy, a jedynie 20% na proces związany z wnioskowaniem! Bez wątpienia za mało!

Wykonujemy analizę pierwszy raz

Analizy biznesowe cykliczne - proces ustabilizowany

Jeżeli nasz raport jest już na stałe przypisane naszej osobie i naszą rolą jest wykonanie go, co jakiś czas, to zadaniem każdego analityka niezależnie od doświadczenia powinno być zaburzenie tych proporcji na mniej więcej taki:

Analiza biznesowa w Power Query na przykładzie wirtualnej firmy

Jeżeli przeprowadzamy cykliczne analizy w Excelu, to jedną z możliwości jest wejście w VBA. W rzeczywistości jeżeli formuły nas przerażają, to używając VBA możemy zrobić sobie dużo więcej krzywdy (wymagane pisanie kodu). Dlatego od razu na wstępie proponuję Ci wykorzystanie Power Query!

Pokażę Ci jak może wyglądać powyższe 5 etapów obróbki danych w Excelu przy pomocy Power Query. No dobra, może nie zafundowałem analizy końcowej, bo w dzisiejszym filmie chciałem Ci pokazać aspekt techniczny. 

Poniżej pliki robocze do ściągnięcia:

Dla kogo przetwarzanie danych w Power Query?

Power Query często uszczupla pliki. Brak użycia PQ powoduję, że musimy zastosować mnóstwo formuł. Początkowe przy zbieraniu danych, jak wielokrotne “Wyszukaj.Pionowo”, a następnie odseparować to co chcemy analizować i użyć formuł w stylu: suma.jeżeli, licz.jeżeli, suma.warunków, licz.warunki. Wszystkie te formuły są rozbudowane i powiększają rozmiar plików. 

Osobiście lubię Power Query za: 

  • mliwość szybkiej modyfikacji plików i przestawiania wierszy na kolumny i na odwrót;
  • możliwość wyłapywania pustych przestrzeni w plikach, ze względu na inny format prezentacji danych z innych systemów, które powinny być wypełnione danymi np. z wiersza powyżej. Power Query rozwiązuje takie problemy jednym kliknięciem. Z poziomu Excela sporo bawienia się formułami;
  • wolę osobiście poczekać podczas korzystania z opcji “Odśwież” w PowerQuery, niż od czasu do czasu widzieć jak po aktualizacji pliku i ponownym przeliczaniu mnóstwa formuł, Excel przestaje mi odpowiadać (zawiesza się) i ta chwila niepewności czy się odwiesi czy nie. 
  • mniej pisania, więcej pracy myszką (wygoda)

Kiedy nie stosować Power Query?

  • Kiedy planujesz cykliczne analizy, a pliki jeszcze mogą się zmieniać. Power Query nie radzi sobie ze zmianami nazw nagłówków/arkuszy czy ścieżek skoroszytów. W zależności od zmiany program się kładzie. W takich przypadkach jeżeli stosujesz Power Query po każdej zmianie musisz edytować zapytanie PQ i dokonać zmian w kolejnych krokach najlepiej w opcji po prawej stronie “Zastosowane Kroki”.

Kiedy używać Power Query, czyli krótkie podsumowanie artykułu

Na zakończenie dodam, że proces analizy danych może zabrać nam sporo roboczo godzin. Dobrze jest go zaplanować. Zwłaszcza jeżeli czynności związane z obróbką danych wykonujemy każdego dnia. Dobrze jest poszerzać horyzonty i inwestować swoje zasoby w rozwiązania pomagające automatyzować naszą codzienną prace. Dzięki temu możemy zyskać znacznie więcej czasu na proces wnioskowania na który z reguły już tego czasu nie ma.

Jeżeli miałbyś/abyś jakieś pytania to jestem do dyspozycji. 

Dodam tylko, że już w następnym artykule wyjdę z wałkowania około excelowego. Pokażę Wam w końcu Pythona. Wytłumaczę, dlaczego i po co wspierać się Pythonem! Zapraszam do śledzenia profilów na moich mediach społecznościowych czy subskrybować kanał na Youtubie, dodaje mi to trochę wiary! 🙂 

Pozdrawiam,

Mariusz