Co zrobić aby Twój raport był przeczytany
Czy to w pracy czy to w życiu spotkałem się z określeniem, że „nikt nie lubi być kontrolowany”. Nie było by w tym dla mnie nic tragicznego, gdyby nie fakt, że pracuję w Controllingu.
Z kontrolą nie mamy żadnego problemu, kiedy wykonujemy ją na czyjeś polecenie. Ktoś mnie o coś prosi, definiuje problem, mówi jak to zrobić, ja to robię. Win-win. Oddaje gotowy projekt/raport i wszyscy są zadowoleni. Problem się robi kiedy człowiek zapragnie wyjść poza swoje obowiązki, albo robi to na czyjeś polecenie (np. szefa) jeszcze dla kogoś innego (odbiorca) ale ta osoba o tym nie wie. Tworzysz, liczysz, upiększasz , snujesz jakieś wnioski wysyłasz i cisza… Znacie to?
Częstym problemem młodych analityków jest niedopasowanie treści do odbiorcy i nadprogramowe, emocjonalne chwalenie się zdobytą wiedzą.
Zapytasz się pewnie co mam na myśli? Co może być złego w tym, że zrobisz coś dla kogoś nadprogramowo?
Ano może być. Tutaj wrócę do nielubianej kontroli. To wszystko się łączy. Człowiek to istotna społeczna, która lubi się integrować, rozmawiać. Problem się robi, kiedy ktoś zwraca uwagę lub wytyka nam błędy. No, bo jak reagujecie na uwagę typu: „znowu nie posprzątałeś skarpetek”, albo „znowu nie schowałaś chleba”?
Znacie to uczucie?
Czy na tego typu zaczepki reagujesz chęcią natychmiastowej poprawy i akceptacją zwróconej uwagi? Jeśli tak to zapewne jesteś w jakieś zdecydowanej mniejszości. Niestety taka ludzka natura do buntowania się i do ignorowania tego typu uwag. Dochodzi do zbywania tematu i najczęściej do pogorszenia stosunków z kolegami z pracy, albo co gorsza stosunków domowych 😉
Tak samo jest z raportami.
Raport w których chcemy zabłysnąć, w którym dostrzegamy coś niepokojącego i krzyczymy w nim nieświadomie „Ej tutaj się pali”, gwarantuję Ci, że bez zbudowania odpowiedniej pozycji w firmie, zostanie zignorowany. No, bo przecież odbiorca raportu stwierdzi „ja wiem lepiej”, „mam wszystko pod kontrolą” i zamknie Twój wyświechtany raport, tak szybko jak go otworzył.
Zapytasz się co z tym zrobić? Odpowiadając dyplomatycznie wypadałoby powiedzieć: „to zależy”, ale ja nie chce generalizować i zostawiać jakiś rzeczy bez odpowiedzi.
To czego mnie nauczyło obcowanie z różnymi jednostkami od pracowników roboczych, specjalistów po prezesów czy tam dyrektorów, to niesamowita siła ludzkiej ciekawości. Ludzie uwielbiają samemu dochodzić do pewnych wniosków. Jak to zrobić? Daj im ku temu szansę. Lepiej przesłać raport w, którym pokażesz w tabeli 4 liczby, które znacząco od siebie odbiegają, a nie powinny, niż 20, a nie daj boże 150, które giną i zlewają się w chaotyczną całość. Czy wiesz, że ludzka percepcja jest ograniczona? Możemy przyjąć tylko określoną ilość danych. Łatwiej nam jest przyswoić wykres, który traktujemy jak jedną komórke danych niż całą masę komórek, wierszy czy co tam sobie układacie. 🙂 Jeżeli dołożymy dodatkowo za dużo kolorów, pogrubień i innych udziwnień to po raz kolejny tracimy uwagę naszych odbiorców. Pamiętajcie o tym tworząc własny raport.
Z własnego doświadczenia wiem, że takie raporty zostają zapamiętane, choć może czasami są niedopowiedziane. W takich przypadkach pozwalają na większą szansę na wejście w interakcję z odbiorcą, wejścia głębiej proces. Wszystko to wymaga mimo wszystko ciągłości i uporczywego kwestionowania tego co robimy. Jeżeli po wysłaniu maila stwierdzamy: „mogłem/am to zrobić lepiej”, to następnym razem po prostu to zrób.
Na koniec, we wszystkim co robisz bierz poprawkę na aspekty środowiskowe w którym pracujesz, jeżeli w Twojej firmie są odgórne procedury, które Ci nakazują zrobić coś tak i tak to zmieniaj swoje otoczenie najlepiej … powoli i zwróć uwagę czy jednak otoczenie nie dostrzega innych istotnych rzeczy na które Ty nie zwracasz uwagi.
To był krótki wstęp, część z Was powie, że to nic odkrywczego. Ta część, która styka się z takimi sytuacjami na codzień może odnajdzie chociaż kawałek siebie. Bardziej odkrywcze rzeczy już wkrótce.
Pozdrawiam,
Aktywny Analityk
11.10.2021